Preparación del viaje

El asistente, en colaboración con el jefe, diseñará la agenda de trabajo, preparará los expedientes de trabajo: informes, contratos, etc.

Igualmente se preparará la logística básica necesaria: teléfono móvil de cobertura internacional, ordenador portátil, etcétera. No es conveniente llevar mucho material. De necesitar más, se alquilará en el destino. Normalmente, los hoteles disponen de material para convenciones que pueden alquilar de ser preciso. 

Igualmente llevará catálogos, folletos de propaganda de la empresa y tarjetas de presentación. En sintonía con su jefe/a, realizará un primer borrador sobre los objetivos, tareas del viaje, medios de transporte, etc.:

• Objetivo del viaje.
• Destino y duración de la estancia.
• Itinerario para la ida y para el regreso.
• Medio preferente de transporte.
• Fechas de salida y regreso.
• Actividades que, en principio, se desean realizar:
  • Agenda mínima de reuniones.
  • Expediente de trabajo: informes, contratos, etc.
• Logística necesaria.
  
  • De oficina: teléfono móvil, ordenador portátil, documentos.
  • De financiación: tarjetas de crédito, cheques de viaje, divisas, etc.
  • Documentación necesaria: pasaporte, DNI, tarjetas de seguros médicos, carnet de conducir, certificado de vacunación, si es necesario; etc
• Servicios complementarios en destino:
  
  • Medios de locomoción para los desplazamientos cortos.
  • Alternativas de ocio, cultural y deportivo.

Con estos primeros datos, el asistente comienza a preparar el dossier del viaje en colaboración con la agencia de viajes. Hay que buscar la ruta idónea y elegir el medio de transporte, teniendo en cuenta las preferencias y gustos del jefe. Si la elaboración del viaje es sencilla, el asistente realizará los trámites pertinentes sin más. De lo contrario, el asistente acude a la agencias de viajes, y consulta:

• Tarifas.
• Itinerarios.
• Alternativas de transporte: avión, ferrocarril, autocar, coche de alquiler, etc.; teniendo en cuenta las preferencias de su jefe.

En todo momento ha de tener en cuenta la categoría y nivel adecuados para su jefe, preservando siempre la imagen de la empresa. Por ejemplo, un director general nunca puede viajar en autocar. No se trata de que él quiera o no, se trata de la imagen de la empresa.

Si decide que la agencia prepare el transporte, una vez seleccionado el itinerario, remitirá a ésta con tiempo suficiente los siguientes datos:

• Los datos necesarios del DNI y/o del pasaporte de la persona que viaja: nombre y apellidos, edad, pasaporte sanitario en los casos que se precise, etc.
• Lugar de destino.
• Fecha y hora aproximada de salida.
• Fecha y hora aproximada de regreso.
• Medio de transporte para la ida y el regreso.
• Medio de transporte en destino.
• Alojamiento: tipo y categoría.
• Alternativas de ocio en destino.
• Opciones de seguro.
• Presupuesto aproximado con que se cuenta.
  

Con estos datos, la agencia elabora la opción de viaje más idónea. Remitirá al asistente un presupuesto de viaje con todos los detalles y perfectamente valorado, con las fechas y cantidades en caso de solicitar la reserva.

El asistente ha de preparar un esquema del viaje que entregará a su jefe y guardará una copia para consultarlo antes o durante el viaje si fuese necesario. Para ello puede servir la cabecera del siguiente modelo:

El asistente prepara un estadillo o justificante para pasar, al departamento de contabilidad para obtener la financiación. Al finalizar el viaje, hará otro estadillo de liquidación.